בכל מוסד לימודים קיים דיקן סטודנטים. בדרך כלל הוא ממוקם בבניין המשרדים יחד עם אגודת הסטודנטים ומשרדי שירות אחרים של מוסד הלימודים.
בנוסף, כדיח שלא תלך סתם בשעות שאין קבלה במשרד הדיקן כנס לאתר של מוסד הלימודים ובדוק מהן שעות הפעילות של דיקן הסטודנטים. אולי אפילו יש מענה טלפוני לפניות סטודנטים, אז תוכל לבבר לגבי זכאות למלגות ולא תצטרך להגיע למוסד הלימודים במיוחד.