קורס מזכירות, חשבת על לימודי מזכירות?

לב ליבו של כל משרד הוא כידוע המזכיר/ה או מנהל/ת הלשכה. ללא מזכירה ראשית ברמה גבוהה קשה מאוד לנהל משרד או עסק בצורה טובה ולכן למקצוע זה יש חשיבות רבה. יש לא מעט קורסי מזכירות בישראל, חלקם קורסים כלליים וחלקם קורסים לתחומים ספציפיים כמו מזכירה רפואית, מזכירה משפטית, מזכירת ביטוח ועוד.

המטרה העיקרית של כל הקורסים הללו היא להכשיר מזכירות איכותיות על מנת שיוכלו לנהל את המשרד באופן שוטף, מקצועי ויעיל. מזכירות רבות גם אחראיות על לוח הזמנים של מנהלי המשרד ובמשרדים גדולים במיוחד גם על צוות המזכירות הזוטר.

למזכירה ראשית חייבים להיות יחסי אנוש טובים וגם ידע והבנה בתחומים כמו אדמיניסטרציה, שיווק ואפילו ניהול. אם אתן רוצות לעבוד כמזכירות בכירות בתחומים שונים ולהיות יד ימינו של מנהל המשרד בצורה איכותית ויעילה, קורסים בתחום זה בהחלט יכולים לסייע לכן.

ישנם סוגים רבים של קורסי מזכירות והתכנים משתנים על פי תחום הקורסים הנלמדים. לימודי מזכירות כוללים תכנים מרתקים כמו עקרונות בארגון וניהול, ניהול תשלומים, הכרת המשרד הממוחשב, תכנון וניהול זמן, המשרד בעידן המודרני, התמודדות עם מצבי לחץ, משאבי אנוש, עבודת צוות, תקשורת ארגונית ובינאישית, אסרטיביות בניהול, שיווק ויחסי ציבור ואפילו תחומים משפטיים כמו דיני עבודה.

ישנם כמובן גם הקורסים הייעודים - מזכירות רפואית, מזכירות משפטית ומזכירות ביטוח בהם יש גם תכנים נוספים בתחום הספציפי (רפואה, משפטים או ביטוח). חשוב לזכור כי העבודה של המזכירה המשפטית או הרפואית לא מסתכמת בעבודות המזכירות בלבד אלא כוללת גם משימות שנדרשת להם ידע והבנה בתחומים משפטיים ורפואיים (וכך גם לגבי המזכירה בתחום הביטוח).

ניתן לעשות כיום קורסים מגוונים בתחום המזכירות במספר מוסדות לימוד ברחבי הארץ. ניתן למצוא קורסים אלה בכל אזורי הארץ, כולל בצפון, בדרום, בירושלים, בשרון, בשפלה וכן במרכז. בין המוסדות אשר מציעים קורס מזכירות אפשר למנות גם:

• המכללה למינהל (פרישה ארצית): במכללה למינהל מתקיימות הכשרות מקצועיות בשלל תחומים בהן גם בתחום המינהל והמזכירות. בין היתר, מתקיימים קורס ניהול מערכות משרדיות אשר חושף למגוון ההיבטים בניהול המשרד; קורס ניהול לשכה בו לומדים לנהל תהליכים ולוחות זמנים וכן טכנולוגיות מידע ארגוניות; קורס מזכירות משפטית אשר מכשיר להשתלבות במשרדי עורכי דין ולשכות; וקורס מזכירות רפואית אשר כולל התנסות מעשית במוסדות רפואיים.

• המכללה המשותפת (פרישה ארצית): מכללה זו עורכת קורסים מגוונים בתחומים שונים ובהם גם בתחום המזכירות. כך ניתן ללמוד בין היתר בקורס מזכירות משפטית, בקורס מזכירות רפואית, בקורס מזכירות בכירה ובקורס ניהול משרד ממוחשב. במכללה המשותפת אפשר ללמוד גם בקורסים בתחומי הפיננסים והבנקאות, בתחום הניהול, בענפי העיצוב וכן תכניות להכשרת טכנאים.

• מכללת עתיד (פרישה ארצית): זוהי רשת מכללות שבה נערכות הכשרות מקצועיות בענפים כגון טכנולוגיה, מחשבים, תעשייה ומינהל לצד תכניות ללימודי הנדסאים. בתחום המזכירות מתקיימים קורס ניהול מערכות משרדיות וקורס מזכירות רפואית. המכללה מציעה גם קורסים להכשרת מטפלות, מסלולים בתחום הניהול ועוד שלל קורסים והכשרות.

• מכללת נצרת עילית יזרעאל: המכללה עורכת תכניות לימודי הנדסאים ולצדם מסלולים להכשרה מקצועית במגמות שונות. במגמת המזכירות מתקיימות הכשרות במזכירות רפואית ובניהו מערכות משרדיות. נוסף על כך, פועלות במכללה מגמות טכנולוגיה, חשבונאות, ניהול תעשייתי, מחשבים, רכב, שפות ומנהל.

• דיפלומה - האוניברסיטה הפתוחה (פרישה ארצית): דיפלומה הוא בית הספר ללימודי תעודה ממערך לימודי החוץ של האוניברסיטה הפתוחה. בתחום המזכירות, בית הספר מציע קורס מזכירות רפואית, אשר מוכר למימון על חשבון הפיקדון לחייל המשוחרר וכולל כ - 60 שעות של סטאז' במערכת הבריאות. עוד מתקיימים בבית הספר קורס חשבי שכר בכירים, קורס הנהלת חשבונות 1 + 2, קורס ביקורת פנים ומסלולים רבים נוספים.

• המכללה לניהול (חיפה): המכללה מציעה מספר תכניות הכשרה בענפי המזכירות, אלה כוללים קורס מזכירות רפואית, קורס מזכירות ביטוח, קורס קלדנות ויישומי מחשב וקורס מזכירות בכירה המשלב התמחות במזכירות משפטית ובמזכירות ביטוח.

• מכללת מישלב (תל אביב וחיפה): מכללה זו מתמקדת במקצועות הניהול, הטכנולוגיה והתעשייה והיא מציעה גם קורס מזכירות בכירות ומנהלות לשכה במסגרת החטיבה במנהל וחשבונאות. קורס זה מתאים בעיקר למזכירים ולמזכירות מנוסים יותר שמחפשים לצבור כישורים מקצועיים נוספים לצורך קידום מקצועי.

היקפם של קורסי מזכירות נע בין חוד שלמספר חודשים ובמקרים מסוימים מתקיימות גם הכשרות מקיפות וממושכות יותר. השיעורים מתקיימים לרוב בשעות אחר הצהריים או בערבים במטרה לאפשר לתלמידים לשלב את ההכשרה עם העבודה בצורה נוחה. מרבית המסלולים משלבים בין למידה עיונית לבין תרגולים מעשיים של מיומנויות המזכירות, באמצעות סימולציות ותרגילים בכיתה. חלק מן הקורסים, כגון קורס מזכירות רפואית, גם משלבים התמחות מעשית שמתקיימת במוסדות בריאות ורפואה. ההתמחות מאפשרת לתלמידים להכיר מקרוב את תהליכי העבודה בשטח ולצבור ניסיון עוד לפני היציאה לשוק העבודה. תרגולים מעשיים אלה גם מהוים הזדמנות טובה להתנסות בהפעלת תוכנות ויישומי מחשב שהם חלק בלתי נפרד מעבודתם של מזכירים ומזכירות בסביבה הארגונית המתקדמת של היום.

הקורסים הבסיסיים מיועדים לנשים ולגברים כאחד, ללא ידע מוקדם בתחום ואילו הקורסים המתקדמים יותר כגון קורס ניהול לשכה או קורס ניהול מערכות משרדיות, מיועדים בעיקר לבעלי ניסיון בתחום. מרבית מוסדות הלימוד דורשים מן המועמדים הצגה של השלמת 12 שנות לימוד לפחות, בחלק מן המקרים נדרשת תעודת בגרות מלאה. בחלק מן המקרים מתקיימים גם מבחני מיון פנימיים על ידי המוסדות, לצורך בחינת ההתאמה של המועמדים לתכנית הלימוד.

בסיום קורסי המזכירות מקבלים הסטודנטים ברוב מוסדות הלימוד תעודת גמר מטעם מוסד הלימוד, המאפשרת השתלבות קלה יותר בשוק העבודה. חלק ממסלולי הלימוד מקנים תעודת גמר המוכרת על ידי משרד הכלכלה והתעשייה. כדי לקבל דיפלומות ממשלתיות אלה יש צורך לעבור ברוב המקרים מבחני גמר חיצוניים ולעיתים גם להשלים התמחות מעשית.

אין כל ספק באשר לחשיבות של מקצוע המזכירה. כמעט בכל משרד יש כיום לפחות מזכירה אחת ולעיתים אף יותר, ולכן עובדים טובים ואיכותיים בתחום זה יוכלו למצוא עבודות בתחומים רבים ומגוונים בחברות פרטיות, במגזר הציבורי, ברשויות מקומיות, בחברות הייטק ועוד מגוון של מסגרות תעסוקה.

בוגרים של קורס מזכירות רפואית יכולים לנסות ולהתקבל לבתי חולים, קופות חולים או מרפאות פרטיות ברחבי הארץ ואילו בוגרי מזכירות משפטית יוכלו לנסות להתקבל לאין ספור משרדי עורכי הדין שיש בישראל. גם בתחום מזכירות הביטוח יש עבודה רבה בחברות וסוכנויות.

בוגרי קורסי מזכירות אשר מעוניינים להמשיך ולקדם את הקריירה יכולים לפנות להכשרות מקצועיות נוספות בהמשך דרכם. הם יכולים לבחור בקורסי ניהול לצורך צבירת מיומנויות מנהיגות או לחלופין לבחור להתמחות בענפים מסוימים בסביבה הארגונית שמעניינים אותם ולפתח אותם. כגון קורס ניהול משאבי אנוש למתעניינים בהון האנושי ובפיתוח ארגוני, קורסים בתחום החשבונאות או חשבות השכר למי שנמשכים לסוגיות פיננסיות וקורסים בהנחיית קבוצות או ייעוץ למי שמחזיקים בחוש הדרכה והובלה של קבוצות.